A recente publicação do Ajuste SINIEF nº 2/2025 trouxe inquietações entre empresas e profissionais da área fiscal, ao estabelecer um prazo mínimo de 11 anos para a guarda e eliminação dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos. No entanto, após análise jurídica detalhada, é possível afirmar que essa norma não se aplica aos contribuintes, mas sim à Receita Federal, aos Estados e ao Distrito Federal. O prazo de guarda dos documentos fiscais eletrônicos para empresas continua sendo, em regra, de cinco anos, conforme determina o Código Tributário Nacional.
A dúvida surgiu porque o Ajuste SINIEF nº 2/2025 não deixa claro, de forma expressa, quem está obrigado a manter os documentos por esse período. No entanto, considerando o princípio da legalidade tributária e os prazos decadencial e prescricional previstos na legislação brasileira, entendemos que os contribuintes não estão obrigados a guardar documentos fiscais eletrônicos além do prazo de cinco anos.
A Administração Pública tem até cinco anos para fiscalizar e exigir tributos ou penalidades relacionadas a uma operação. Esse prazo começa a contar a partir do fato gerador ou do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Após a constituição do crédito tributário, o Fisco também dispõe de cinco anos para realizar a cobrança judicial. Sendo assim, exigir a guarda de XMLs por 11 anos, por parte do contribuinte, se mostra desproporcional e sem respaldo jurídico.
Além disso, a própria Constituição Federal determina que qualquer exigência da Administração Pública deve observar os princípios da necessidade e da eficiência. E não há eficiência nem necessidade na manutenção de arquivos digitais por um período superior ao exigido para defesa de direitos ou para fiscalização efetiva. Nesse sentido, a exigência de guarda de documentos fiscais eletrônicos por 11 anos, sem amparo legal, apenas gera custos operacionais para as empresas, sem qualquer benefício prático.
No passado, os Fiscos Estaduais e do Distrito Federal já tentaram impor medidas que não se mostraram necessárias ou eficientes aos fins a que se destinavam. E, nestes casos, o Poder Judiciário acabou por, acertadamente, afastá-las.
Para ilustrar o acima, citamos o Ajuste Sinief 19/12, que em sua redação original exigia a indicação do valor de itens importados revendidos, para fins de cálculo do conteúdo de importação e, então, definição quanto à alíquota do ICMS aplicável à operação. Ocorre que a divulgação do valor da importação possibilitava ao adquirente da mercadoria descobrir o custo do item importado e, consequentemente, a margem de lucro do fornecedor, o que violaria o sigilo comercial.
Em razão do acima, diversos contribuintes recorreram ao Judiciário e obtiveram decisões favoráveis ao afastamento da exigência acima, o que culminou na revogação do Ajuste pelos Estados e Distrito Federal. E assim como no caso do Ajuste Sinief 19/12, nesse também há margem para que contribuintes recorram ao Judiciário caso os fiscos tentem aplicar o Ajuste SINIEF nº 2/2025 de forma indevida.
Importante destacar que, embora o prazo geral de cinco anos para guarda de documentos fiscais eletrônicos seja suficiente na maioria dos casos, há situações específicas nas quais é recomendável manter os arquivos por mais tempo. Isso ocorre, por exemplo, em processos de ressarcimento tributário, em declarações de compensação ou em discussões judiciais ou administrativas ainda em curso. Nesses casos, a guarda prolongada dos documentos não se dá por imposição do Ajuste SINIEF nº 2/2025, mas sim pela necessidade de preservar provas para resguardar direitos do próprio contribuinte.
Portanto, é fundamental que as empresas conheçam seus direitos e não se submetam a exigências que não encontram respaldo legal. A correta interpretação da legislação vigente é essencial para evitar custos desnecessários com armazenamento e garantir segurança jurídica na gestão dos documentos fiscais eletrônicos.
